WhatsApp para institutos y franquicias con varias sedes: números, límites y reparto por sucursal

Hay una tercera, la más común en la práctica: número central para los anuncios y la web, y números por sede para la atención diaria de los clientes actuales. Lo importante es decidirlo a propósito, no por acumulación.

• Cantidad de números. "New business portfolios are initially capped at two registered business phone numbers"; si el negocio se verifica o llega a un límite de mensajes de 2.000, Meta sube el tope a 20 automáticamente (Meta). Una red de 12 sedes con un número cada una necesita el negocio verificado.
• El límite de mensajes es compartido. Desde octubre de 2025, el cupo de personas nuevas a las que podés escribir por día (250, 2.000, 10.000, 100.000 o ilimitado) es del portfolio y lo comparten todos sus números. Sumar sedes no multiplica el cupo: detalle en límite de mensajes del API.
• La calidad se contagia. La subida automática de escalón exige calidad alta en todos los números y plantillas del portfolio. Una sede que manda promociones sin permiso frena a toda la red.
• Nombre visible. Cada número se registra con su nombre para mostrar. Lo prolijo es una convención de marca ("Marca · Sede Centro"), aprobada por la marca.

Esta es la decisión más delicada, porque mezcla tecnología con contrato:

Portfolio central de la marca (los números de las sedes adentro): - La marca controla nombres, plantillas y calidad. - El límite de mensajes y la calidad se comparten entre todos. - Si un franquiciado se va, el número sigue siendo de la red.

Un portfolio por franquiciado: - Cada uno paga sus mensajes y tiene su propio límite. - La marca pierde visibilidad sobre cómo se atiende. - Si el franquiciado se va, se lleva el número y el historial.

En cualquiera de los dos, una regla de la política de WhatsApp: una cuenta puede ser sancionada "si pretendes adoptar el nombre o la marca de otra persona o empresa, o bien si hablas en nombre de otra empresa o entidad sin permiso" (política). El permiso del franquiciado para usar la marca en WhatsApp conviene que esté por escrito en el contrato.

Cuando las consultas entran por un número central o por anuncios de la marca, hay que llevarlas a la sede correcta en el primer minuto:

• 1. Por anuncio: cada sede tiene su campaña (segmentada por zona) con un mensaje prellenado que la identifica. Es lo más preciso.
• 2. Por pregunta del bot: "¿Desde qué barrio o localidad nos escribís?" y deriva. Simple y funciona con un solo anuncio.
• 3. Por ubicación compartida o código postal, cuando la red es grande.

Adentro de cada sede se reparte por turnos entre quienes atienden, con reasignación si nadie responde. Y la central ve el tablero de todas: tiempo de respuesta, consultas abiertas e inscripciones por sede. Métodos y tiempos en cómo repartir los leads de WhatsApp.

Un instituto tiene picos de consultas muy marcados (inicio de ciclo lectivo, cuatrimestres, cursos de verano) y un recorrido largo: consulta → información → clase de prueba o entrevista → inscripción → pago de matrícula.

• En el pico, el bot responde lo repetitivo (horarios, precios, modalidad, requisitos) y deriva a una persona cuando el interesado quiere inscribirse.
• Después de la consulta, un seguimiento con fecha de inicio y cupos reales, sin inventar urgencias.
• Alumnos menores: la política de WhatsApp pide que los mensajes respeten la edad legal y los requisitos del país. En la práctica, la conversación comercial (precios, inscripción, pagos) se tiene con un adulto responsable.
• Comunicaciones del ciclo (cambios de horario, suspensiones, vencimientos de cuota) son plantillas de utilidad, más baratas que las de marketing y gratis dentro de la ventana de atención. Ejemplos en plantillas de WhatsApp para vender.

Muchas sedes ya atienden con WhatsApp Business desde un celular. Con la coexistencia, ese mismo número entra a la API oficial sin dejar de funcionar en la app: Meta trae hasta 6 meses de historial de chats 1:1 y desde ahí los mensajes se ven en los dos lados.

Dos cosas a tener en cuenta: los grupos no se sincronizan (los grupos de la sede con sus alumnos o con el equipo siguen en la app, no entran al CRM), y algunas funciones de la app se desactivan con la coexistencia, como las listas de difusión. La difusión pasa a hacerse con plantillas desde la API, con permiso de cada destinatario.

• Tiempo de primera respuesta por sede, y ranking entre sedes. Es el indicador que más diferencias muestra en una red.
• Consultas → inscripción (o venta) por sede y por origen: qué sede convierte y cuál necesita ayuda.
• Consultas sin atender al cierre del día, por sede.
• Calidad de cada número y plantillas rechazadas: una sede con mala calidad afecta el límite de todas.
• Costo por inscripción de cada campaña, si la marca invierte en anuncios para las sedes.

DoubleTick trabaja sobre la API oficial y se adapta a cualquiera de los dos esquemas: número central con derivación por sede, o un número por sede con una vista central. Incluye asignación automática por sede y por turnos, reasignación de consultas sin atender, bot para los picos, tableros por sede y por persona y qué anuncio trajo cada consulta. Los números de las sedes pueden seguir en sus celulares con coexistencia.

Condiciones: 7 días gratis, USD 150 de implementación a los 7 días y $150.000 por mes, mes vencido, sin licencias por usuario. Para redes con muchas sedes armamos la estructura de portfolios y números antes de conectar nada.

• Meta for Developers — Business phone numbers (leído el 05-10-2026)
• Meta for Developers — Messaging limits
• Política de WhatsApp Business (actualizada el 23-09-2026)